¿Qué es?
Es un documento administrativo reúne y sistematiza los procedimientos de una dependencia, elaborados según una metodología uniforme.
Objetivos del manual de procedimientos:
- Constituirse como una fuente autorizada y permanente de información y guía para la ejecución de tareas específicas.
- Establecer directrices y mecanismos para garantizar la correcta realización de un trabajo determinado.
- Definir responsabilidades y prevenir desviaciones o malentendidos en la ejecución de tareas.
- Facilitar la supervisión y proporcionar a los líderes herramientas para verificar el cumplimiento de actividades.
- Ser un instrumento para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones.
- Sentar las bases para estudios de métodos y sistemas, con el objetivo de lograr la agilización, simplificación, automatización o descentralización de actividades en las dependencias.
- Apoyar las labores de auditoría interna y externa.
Delimitación del procedimiento
- ¿Cuál es el proceso que se va a analizar?
- ¿En que punto se inicia?
- ¿En que punto se finaliza?
Metodología
Método para el análisis y diseño de procedimientos:
Al desarrollar un procedimiento, no solo se debe describir cómo se realiza, sino aprovechar la oportunidad para analizar y optimizar su estructura y formatos. Para ello, se recomienda seguir los siguientes pasos:
Recolección de Información: Recopilar documentos y datos involucrados en el procedimiento. Esto permite comprender los procedimientos actuales y proponer ajustes convenientes.
Las técnicas utilizadas para recopilar información son:
a) Investigación Documental: seleccionar y analizar escritos relevantes relacionados con los procedimientos, como:
- Políticas y normas
- Registros estadísticos
- Procedimientos operativos
- Informes y reportes
- Oficios
- Documentos con información relevante
b) Entrevista Directa: reunirse con personas clave y cuestionarlas de manera orientada para obtener información. Para una entrevista exitosa:
- -Establecer objetivos claros
- -Concertar citas previas
- -Verificar información mediante otras fuentes
- -Aclarar dudas
- -Escuchar activamente
- -Evitar críticas, sugiriendo cambios o consejos
c) Observación de Campo: visitar el lugar donde se desarrollan las actividades y observar atentamente. Anotar lo relevante para:
- Verificar información de las entrevistas
- Modificar la comprensión de los procedimientos
- La observación de campo es crucial para definir y refinar la comprensión de los procedimientos.
Ejemplo
