KANBAN

¿Qué es?

La técnica Kanban se originó en Japón en la empresa Toyota como parte del sistema de producción just-in-time. Kanban significa «tarjeta visual» en japonés y consiste en utilizar tarjetas o señales visuales para indicar el flujo de producción en una línea de montaje. De esta manera, los trabajadores pueden ver qué piezas se necesitan en cada estación de trabajo y cuántas, evitando así el exceso de inventario y los retrasos en la producción.

Kanban es una metodología de manejo de procesos que se enfoca en maximizar la eficiencia y reducir el tiempo de producción, permite a los colaboradores ver de manera clara y concisa el estado de los procesos en producción. Además, Kanban impulsa la Mejora Continua a través de la rectificación constante de los procesos de producción y reduce el tiempo de espera, ya que facilita a los equipos de trabajo realicen las tareas adicionales cuando el trabajo principal se completa.

Mediante el uso de columnas y tarjetas, el tablero Kanban permite a los equipos de trabajo visualizar el estado de cada tarea de forma sencilla. Un dato importante, Kanban es adaptable a cualquier tipo de proceso, lo que lo hace flexible para los equipos que requieran experimentar diferentes enfoques.

Casos de aplicación

• Gestión de inventarios: Se emplea para el área de producción y manufactura para controlar los niveles de inventario, evitando la sobreproducción.
• Gestión de proyectos: Kanban es utilizado para visualizar el flujo de trabajo, además, prioriza tareas y gestiona el progreso del proyecto.
• Gestión de servicios: Kanban se aplica para mejorar la eficacia del flujo de trabajo.

Metodología

A continuación se presenta un ejemplo aplicando Kanban para

1. Visualizar el trabajo: El primer paso en la aplicación de la técnica Kanban es plasmar el flujo de trabajo, Kanban emplea un tablero para visualizar las actividades que se debe completar. El tablero consiste en mover las tarjetas a Kanban a través de diferentes columnas, que se divide en diferentes fases del proceso.
   
2. Limitar el trabajo en progreso: Limitar la cantidad de actividades en proceso es fundamental para reducir sobrecarga y mejorar la eficiencia. Para obtener un resultado bueno, es importante establecer límites claros de trabajo en proceso para cada fase del proceso de producción.
   
3. Gestión de flujo: Consiste en gestionar y optimizar el flujo de trabajo y llevar a cabo un control del mismo empleando un sistema de señales que faciliten visualizar en todo momento el flujo de las tareas en función.
   
4. Manejo de las prioridades: Consiste en priorizar que tareas deben ser gestionadas primero, es decir, permite lograr una gestión efectiva de las mismas y cumpliendo con los plazos establecidos.
   
5. Mejora Continua: Por último, se busca adquirir un proceso de producción más eficiente y optimizar el flujo de trabajo para lograr una mayor eficiencia. Es importante realizar un análisis constante de indicadores de rendimiento, solución de problemas y ajustes del proceso.

Ejemplo

A continuación, se presenta un ejemplo de aplicación de la metodología Kanban en el desarrollo de un plan de marketing para el lanzamiento de un nuevo producto.

1. Se ha diseñado un tablero Kanban donde se detallan todas las actividades necesarias para el lanzamiento del producto, desde la elaboración del material promocional hasta la coordinación con influencers para la campaña en redes sociales.

2. Limitar el trabajo en progreso: Se decidió limitar la cantidad de actividades en proceso en la etapa «por hacer» y «en progreso» del tablero Kanban para no sobrecargarse y asegurar que cada tarea se complete de manera efectiva antes de avanzar a la siguiente.

3. Gestión de flujo: Mover las tarjetas de acuerdo al progreso de cada tarea:

• Elaboración de contenido para redes sociales esta en la columna «finalizado».
• Diseño y creación de material: esta en la columna «en revisión».
• Contratación de influencers para promocionar esta en la columna «en revisión».
• Implementación de campañas publicitarias en línea esta en la columna «en revisión».
• Investigación de mercado para identificar tendencias esta en la columna «en progreso».
• Creación de plan de acciones y calendario esta en la columna «en progreso».

4. Manejo de las prioridades: Priorizar las tareas de la siguiente manera:

• Investigación de mercado: alta prioridad para conocer a la audiencia objetivo.
• Creación de plan de acciones y calendario. Alta prioridad para conocer la planeación.
• Implementación de campañas publicitarias en línea: prioridad media para garantizar una estrategia efectiva.
• Diseño y creación de material: prioridad baja, pero necesario para la visualización del producto.
• Contratación de influencers para promocionar: prioridad baja.

5. Mejora Continua: Una vez que se lance el producto, el equipo analizará los resultados de la campaña de marketing y buscará maneras de mejorar en futuros lanzamientos:

• Identificación de tareas atrasadas y retrasos en el proceso.
• Evaluación del impacto de las actividades realizadas.
• Ajuste del plan de marketing según feedback del equipo y de los clientes.

Este sistema permite una visualización clara de las tareas por hacer un progreso y finalizadas, facilitando la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. La división de actividades en diferentes etapas facilita a establecer un flujo de trabajo constante y a cumplir con los tiempos estipulados. Además, la flexibilidad del tablero Kanban permite realizas ajustes en el cambio real y adaptarse a los cambios que puedan surgir durante la ejecución del proyecto, garantizando así un resultado exitoso.